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Nombreux sont ceux qui choisissent d’organiser des événements particuliers dans un lieu en plein air. C’est d’ailleurs la tendance du moment. Un mariage champêtre, par exemple, fait souvent son petit effet auprès des invités.
Toutefois, l’organisation de ce type d’événement n’est pas toujours évidente. D’abord, il faut trouver l’endroit idéal qui convient aux mariés. Ensuite, il faut avoir des contacts un peu partout, car l’événement peut se dérouler à des centaines de kilomètres de chez soi.
Il faut aussi savoir gérer les imprévus et la météo changeante. Concernant ce dernier point, un barnum est toujours nécessaire pour protéger les invités du soleil et des intempéries.

Pourquoi organiser un événement en extérieur ?

Un événement en plein air se déroule souvent dans un lieu assez éloigné du centre-ville. Le concept n’est pas nouveau, mais les agences événementielles ne manquent pas d’idées pour concevoir des événements originaux.
Choisir un lieu en plein air pour un événement, c’est « fuir » la ville et ses bruits le temps d’une journée. Les gens choisissent d’organiser un événement à l’extérieur parce qu’ils aiment la nature et ne souhaitent pas être enfermés entre quatre murs.
Qu’il s’agisse d’un événement privé ou professionnel, la réussite de celui-ci repose sur le savoir-faire des organisateurs. Cette tâche colossale est souvent confiée à des agences événementielles comme Dyna’mic.

Comment choisir le bon endroit pour votre événement de plein air ?

Organiser un événement en plein air n’est pas sans risque. Les caprices de la météo peuvent bouleverser le déroulement prévu initialement. Une fois les invitations envoyées et le contrat de location du lieu signé, on ne peut plus vraiment faire marche arrière.
Pour éviter les désagréments, il convient de choisir la bonne date en fonction de la saison. Étant donné que l’événement se déroule à l’extérieur, mieux vaut éviter la période hivernale, par exemple.
Il est bien sûr conseillé d’utiliser des barnums, mais ces tentes extérieures ne protègent pas non plus du froid.
Organiser un événement à l’extérieur, c’est avant tout profiter de la nature. À une certaine période, les espaces en plein air ne sont pas toujours verdoyants. Il est donc préférable de bien connaître les lieux avant de fixer une date. En cas de doute, il est toujours avantageux de faire appel à une agence événementielle pour s’occuper d’une telle organisation.

Comment réussir l’organisation d’un événement en plein air ?

Organiser un événement en plein air, c’est sortir des salles de réception classiques. Qu’il s’agisse d’un mariage ou d’un événement d’entreprise, les lieux en pleine nature ont le vent en poupe. Certes, aménager ce type d’endroit n’est pas toujours évident, mais vous pouvez alors collaborer avec des professionnels qui s’occuperont de tout.

La plus grande difficulté réside dans le choix des barnums en privilégiant notamment les modèles de grande capacité. Pour les petites festivités familiales, l’organisation est plus facile. En revanche, la tâche devient plus dure quand il s’agit d’un événement de grande envergure réunissant des centaines d’invités.
Faire appel à une agence événementielle peut faciliter les choses. Celle-ci collabore généralement avec plusieurs prestataires qui fourniront tous les matériels nécessaires au bon déroulement de l’événement :
• Barnums.
• Mobilier de réception.
• Accessoires de décoration.
• Sonorisation.
• Éclairage.
• Groupe électrogène.
• Etc.

Comment aménager les lieux pour le barnum ?

Avant d’installer le chapiteau, une inspection des lieux est nécessaire. En effet, cette structure ne peut être montée sur n’importe quel type de terrain. Il convient avant tout de vérifier la présence de réseau de canalisation en dessous de la surface du sol. Lorsque la vérification est terminée, le montage du barnum peut commencer. En principe, ce type d’installation nécessite un lestage en béton. Il faut donc prévoir des coûts supplémentaires.
En outre, il faut s’assurer que le lieu de l’événement soit accessible par le camion de livraison.
Autrement, la manutention du matériel peut faire perdre beaucoup de temps et nécessitera une main-d’œuvre supplémentaire. Tous ces détails doivent être pris en compte pour éviter les mauvaises surprises de dernière minute.
Il est toujours possible de faire appel à une entreprise spécialisée dans l’organisation événementielle pour s’occuper de ces tâches. Grâce à son savoir-faire dans le domaine, des professionnels comme Dyna’mic peuvent s’occuper de l’installation de barnums en toute simplicité. Elle se charge également de trouver les tentes de réception adaptées aux besoins du client : forme, couleur, nombre de personnes…

Qu’en est-il du confort et de la décoration ?

Pour ce qui est de la décoration, un chapiteau peut être décoré de différente manière. On peut suspendre tous les accessoires en hauteur. Si les armatures sont trop voyantes, il suffit de les cacher sous un vélarium. Ce genre d’accessoires est généralement fourni avec le barnum. Néanmoins, il est aussi possible d’en trouver chez un professionnel de la décoration.
En revanche, si l’événement se déroule en hiver, il faudra penser à réchauffer les lieux. Il existe une gamme de chauffage à gaz qui peut couvrir ce type de structure. Là encore, les nombreuses années d’expérience d’une agence événementielle constituent une aide précieuse pour trouver un prestataire digne de confiance. En effet, louer un dispositif de chauffage sans accompagnement n’est pas toujours une mince affaire. Mieux vaut donc se tourner vers un professionnel pour éviter les mauvaises surprises.
En somme, l’organisation d’un événement en plein air ne s’improvise pas. Tout doit être pensé dans les moindres détails. Du choix de l’emplacement à l’aménagement, en passant par le confort des invités, chacun doit sentir à l’aise et en sécurité.

Ne pas négliger l’hygiène

Lorsqu’on organise un événement en extérieur, l’un des éléments les plus importants est
l’équipement sanitaire. Pour ce genre de lieux, les toilettes mobiles sont plus pratiques. Il est possible de louer des caravanes sanitaires auprès d’un professionnel. Ce type de structure n’exige aucune installation en particulier. Il suffit de trouver un emplacement discret non loin du chapiteau.
Dans le détail, ces caravanes sanitaires sont équipées de tous les accessoires nécessaires :
• Urinoir pour homme.
• Toilettes pour femmes.
• Coin beauté pour les femmes.
Avez-vous suffisamment toutes les ressources pour organiser un événement en plein air ? Non ?
N’hésitez donc pas à faire appel à un professionnel. Cela vous permet de gagner du temps et d’avoir l’esprit tranquille avant et pendant le jour J. Contrairement aux idées reçues, un événement en plein air ne concerne pas uniquement les festivités familiales. Nombreuses sont les entreprises qui choisissent d’organiser leurs événements dans un lieu externe, c’est par exemple le cas d’un team-building.

Chez Dyna’mic, une équipe d’experts en événementiel prendra en charge l’organisation de vos événements et l’installation de barnums. Nous vous accompagnerons tout au long de votre projet.
N’hésitez pas à remplir notre formulaire de contact ou nous contacter directement. Nous nous ferons une joie de vous répondre ou de vous donner les conseils dont vous aurez besoin.